Piše: prof. dr. Peter Pavel Klasinc
V Zakonu o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva ( kratko ZVDAGA) najdemo nekaj izhodišč, ki predpisujejo pogoje za delovna mesta arhivistov (arhivarjev, dokumentalistov, ip.) v arhivskih službah (arhivih) pri ustvarjalcih posebej v 8. točki 39.člena.
V času razprav o korupciji lahko iščemo vzrok za to tudi v procesih slabega upravljanja z dokumenti (arhivskim in dokumentarnim gradivom), kar predstavlja dejansko veliko možnost, da se posamezni dokumenti izgubijo ali uničijo.
Res je, da ZVDAGA določa razmeroma nizko stopnje izobrazbe oz. pogoje za zaposlitev arhivarjev (diplomiranih arhivistov), ki upravljajo z gradivom, kar pa ne pomeni samo zlaganja gradiva v arhivske škatle. Dejansko gre za razvrščanje, določanje rokov hrambe in varovanje tajnosti in še za mnoge druge procese, ki se izvajajo oz. bi se morali izvajati v arhivskih službah pri ustvarjalcih.
Srednja izobrazba ne zagotavlja nivoja poznavanja kompleksne zakonodaje (GDPR, tajni podatki, upravni postopek), ki je potrebna za varno poslovanje, upravljanje in dostopnost do arhivskega in dokumentarnega gradiva pri ustvarjalcih. Trdimo celo lahko, da gre za deregulacijo, ki je povezana z neodgovornostjo. Ker država postavi nizke pogoje, lahko dejansko sporoča, da vsebina s podatki in dolgoročna hramba arhivskega in dokumentarnega gradiva nista potrebni.
Analiza in razlaga 8. točke 39. člena Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) kaže, da za delo z arhivskim in dokumentarnim gradivom predpisuje zgolj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti, kar predstavlja zelo nizek standard. Poslovanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom vključuje: razumevanje pravnih posledic dokumentiranja, zagotavljanje sledljivosti in dokazne vrednosti dokumentov, dolgoročno digitalno hrambo, varstvo javnega interesa in dostopa do informacij. Vse to zahteva višjo oziroma visokošolsko izobrazbo s področja arhivskih znanosti. Posledice prenizko postavljenih standardov so lahko resni problemi zaradi: neenotne in strokovno vprašljive prakse upravljanja dokumentov, povečano tveganje za izgubo ali nepravilno uničenje gradiva, slabša transparentnost delovanja ustvarjalca, večja ranljivost sistema za zlorabe in korupcijska tveganja.
Vse kaže na to da bo nujno zakonsko predpisati višjo izobrazbo zaposlenih v arhivskih službah pri ustvarjalcih.
Zato moj poziv ustvarjalcem arhivskega in dokumentarnega gradiva, da bi bolj podrobno spoznali z 39. členom Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA) ker so v njem na kratek in jasen način opredeljene obveznosti, ki jih imajo ustvarjalci v zvezi z ohranjanjem, materialnim varstvom, celovitostjo in urejenostjo dokumentarnega gradiva, ne oziraj se na to ali je to nastalo pri njihovem delu v klasični ali digitalni obliki. Za dokumentarno gradivo je potrebno skrbeti in iz njega odbrati arhivsko gradivo kot kulturno dediščino, ki jo je potrebno po preteku določenih let predati v pristojne arhive. Ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva so dolžni sodelovat z pristojnim arhivom pri pripravi in vodenju evidenc o arhivskem gradivu, kot to določa zakon. Prav tako so ustvarjaleci, dolžni sodelovati s pristojnim arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Evidenca oziroma popis arhivskega gradiva je sestavni del procesa predaje tega v pristojni arhiv. Na žalost je v tem členu zapisano tudi, da morajo zaposleni v arhivskih službah imeti “najmanj“ srednjo izobrazbo, kar je glede na vsa strokovno – tehnična opravila vsekakor premalo. Eventualna odločitev o “najmanj” se je izkazala v zadnjem času kot napačna, saj je potrebno zagotoviti za poslovanje z arhivskim in dokumentarnim gradivom, izobražene in strokovno usposobljene arhivske strokovnjake. Dovolite mi da vas ob tem obvestim, da je študij arhivistike (na vseh treh stopnjah) organiziran na daljavo, namenjen pa je vsem tistim, ki vedo, da bodo lahko urejali arhivsko in dokumentarno gradivo pri ustvarjalcih le, če bodo zato ustrezno izobraženi in usposobljeni. Študij je podprt s sodobno informacijsko tehnologijo in se izvaja preko videokonferenčnih povezav, posnetih predavanj, medsebojnih elektronskih komunikacij ter z ustrezno pripravljenimi študijskimi gradivi naloženimi na e-učilnici. Sodelovanje pri študijskih programih je usklajeno z delom in družino in ne povzroča izgube časa in denarja za potovanja iz kraja bivanja na lokacije predavanj in podobno. Na razpolago sem vam od ponedeljka do petka med 8 in 20 uro, osebno na telefon 041 673 785 ali po elektronski pošti [email protected], možna pa so vsako sredo tudi osebna srečanja po predhodnem dogovoru. Po končanem študiju boste usposobljeni za poslovanje z arhivskim in dokumentarnim gradivom, ne oziraj se na to ali je gradivo v klasični ali digitalni obliki. Torej študij je namenjen tistim, ki delajo v arhivskih službah pri ustvarjalcih ali pa v pristojnih arhivih. Na prvi stopnji si boste dobili naziv diplomiran arhivist, na drugi stopnji magister arhivistike in dokumentologije in na tretji stopnji doktor arhivskih znanosti.
Z izrazi globokega spoštovanja
Vaš
izr. prof. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski svetnik
