Piše: dr. Peter Pavel Klasinc
Vsem, ki skrbijo v Republiki Sloveniji za arhivsko in dokumentarno gradivo pri ustvarjalcih!
Spoštovani, dovolite mi, da ob reorganizaciji in izvedbi racionalizacije javne in državne uprave ter posledično zmanjševanje števila ministrstev, prijazno in strokovno opozorim na nekaj ključnih dejstev, ki so vezana na poslovanje in ohranjanje dokumentarnega in arhivskega gradiva. Ob vsaki reorganizaciji je dodatna skrb za to področje še toliko večja, kajti skrb za ohranjanje kulturne dediščine je ne nazadnje odvisna od zaposlenih v arhivskih službah na reorganiziranih ministrstvih. Ker so spremembe edina stalnica, so tudi predvidene spremembe ob reorganizaciji vsekakor dobrodošle, vendar prinašajo nekatere aktivnosti, ki zahtevajo specifična znanja s področja poslovanja in hrambe arhivskega in dokumentarnega gradiva.
Prijazno in strokovno priporočam, da se problemom v zvezi z arhivskimi službami (če delujejo) posveti posebna pozornost (»litera scripta manet«). Na zapisane dokumente po tem izreku moramo gledati kot na besede, ki morajo ostati, zato je zelo pomembno, da se v procesih spreminjanja sistema poslovanja in arhiviranja arhivskega in dokumentarnega gradiva upošteva tako imenovano provenienco. To pomeni stopnjo prvotne ureditve oziroma vzdrževanje obstoječega reda in urejenosti, nikakor pa naj se ne posega v obstoječe stanje.
Pri klasičnem arhivskem in dokumentarnem gradivu je treba slediti predpisom in postopkom, ki urejajo to področje. Pri elektronskih in digitaliziranih dokumentih pa je treba slediti navodilom računalniških strokovnjakov glede programske opreme in standardov. Vsekakor pa morata biti oba procesa izvedena v okviru predpisanih arhivskih urejevalnih postopkov, formularjev za popisovanje in skrbi za nemoteno nadaljnje dostopanje do posameznih dokumentov. Vez med klasičnimi in elektronskimi dokumenti mora biti vzpostavljena ter mora izhajati iz posameznih členov Zakona (ZVDAGA), Uredbe, priporočil, standardov in podobno.
Upoštevati je treba strokovnjake v arhivskih službah pri ustvarjalcih, kot so ministrstva in druge javne ustanove, če le-te delujejo. V nasprotnem primeru pa je treba upoštevati navodila strokovno usposobljenih in izobraženih arhivistov, ki bodo postavili tri temelje za pravilno delovanje in poslovanje s klasičnimi in elektronskimi dokumenti. Prvi temelj je prostor, drugi temelj je usposobljen kader, tretji temelj pa predstavlja pravilnik o poslovanju z arhivskim in dokumentarnim gradivom, ki mora v prvi vrsti slediti ZVDAGA in uredbi. Naj si tukaj sposodim latinski izrek »ignorantia iuris (legis) neminem (non) exusat«, kar pomeni, da nepoznavanje zakona nikogar ne opravičuje.
Naj zaključim to moje priporočilo s pozivom, da kjer se pojavlja problem neusposobljenega kadra in uslužbenci niso vešči vzpostavitve klasične in elektronske hrambe gradiva, se lahko dodatno izobrazijo, kajti to področje zahteva specifična znanja. Prav tako želim opomniti, da že več let na Univerzi Alma Mater Europaea izvajamo študij za 1., 2. in 3. stopnjo, in sicer s številnimi habilitiranimi univerzitetnimi profesorji, ki so vam pri vaših odločitvah pripravljeni pomagati s strokovnimi nasveti. Želim vam vse dobro!
(Avtor prispevka je predstojnik študijskih programov Arhivistike na Univerzi Alma Mater Europaea.)
